Si le preguntas al socio de una consultora de 10 personas cuál es el margen de su mejor proyecto, probablemente te dara un número basado en la diferencia entre lo que factura y lo que le cuestán los consultores asignados. Pero ese cálculo tiene un agujero enorme: los costes indirectos. El alquiler, la administradora, el software, los seguros, la asesoría fiscal — todos esos costes que existen independientemente de cuántos proyectos tengas activos y que, si no los asignas a proyectos, desaparecen del radar hasta que te explotan en la cuenta de resultados.
Qué son los costes indirectos
Los costes indirectos (también llamados overhead o gastos generales) son los gastos necesarios para que tu consultora funcione pero que no se pueden atribuir directamente a un proyecto concreto. A diferencia de los costes directos (salario del consultor asignado, viajes al cliente, herramientas específicas del proyecto), los costes indirectos benefician a toda la organización.
Tipos de costes indirectos en una consultora
Infraestructura y espacio:
- Alquiler de oficina o coworking
- Suministros (electricidad, agua, internet, telefono)
- Material de oficina
- Mantenimiento y limpieza
Personal no facturable:
- Administracion y contabilidad (interna o externalizada)
- Dirección general (parte del tiempo del CEO no asignada a proyectos)
- Comercial y desarrollo de negocio
- RRHH y gestión de personas
Herramientas y software:
- Licencias generales (Office 365, Google Workspace, Slack, etc.)
- Software de gestión (ERP, CRM, contabilidad)
- Herramientas de comunicación y videoconferencia
- Hosting y servicios cloud compartidos
Servicios profesionales:
- Asesoria fiscal y contable
- Asesoria laboral
- Asesoria legal
- Auditoria (si aplica)
Seguros y obligaciones:
- Seguro de responsabilidad civil profesional
- Seguro de oficina
- Seguro de accidentes de trabajo complementario
- Prevención de riesgos laborales
Formación y desarrollo:
- Formación interna y externa no asociada a un proyecto concreto
- Certificaciones y eventos profesionales
- Suscripciones a publicaciones especializadas
Marketing y comercial:
- Web corporativa y hosting
- Publicidad y marketing digital
- Eventos y networking
- Materiales comerciales
Cuánto representan los costes indirectos
Para una consultora típica de 5-25 personas en España, los costes indirectos suelen representar entre el 15% y el 30% de la facturación total, dependiendo de factores como:
- Si tienen oficina propia vs. remoto
- Si tienen personal administrativo propio vs. externalizado
- El nivel de herramientas y software que utilizan
- Si invierten en marketing y desarrollo comercial
Una consultora 100% remota con administración externalizada puede tener un overhead del 12-15%. Una consultora con oficina en una capital y personal administrativo propio puede llegar al 25-30%.
Tres métodos de asignación a proyectos
Método 1: Asignacion por horas consumidas
Calcula un coste indirecto por hora y lo aplica a cada hora facturada en el proyecto.
Fórmula:
Coste indirecto por hora = Total costes indirectos anuales / Total horas facturables anuales de la consultora
Ejemplo: Costes indirectos de 150.000 EUR/año. 10 consultores con 1.300 horas facturables cada uno = 13.000 horas facturables totales. Coste indirecto por hora: 150.000 / 13.000 = 11,54 EUR/hora.
Si un proyecto consume 500 horas, se le asignan 500 x 11,54 = 5.770 EUR de costes indirectos.
Ventaja: Justo y preciso. Los proyectos que consumen más horas absorben más costes indirectos.
Desventaja: Requiere un tracking de horas fiable. Si las horas no se registran bien, la asignación tampoco.
Método 2: Asignacion por porcentaje de facturación
Calcula el overhead ratio y lo aplica como porcentaje sobre la facturación de cada proyecto.
Fórmula:
Overhead ratio = Total costes indirectos anuales / Total facturación anual
Ejemplo: Costes indirectos de 150.000 EUR/año. Facturacion de 800.000 EUR/año. Overhead ratio: 150.000 / 800.000 = 18,75%.
Si un proyecto factura 100.000 EUR, se le asignan 100.000 x 0,1875 = 18.750 EUR de costes indirectos.
Ventaja: Simple de calcular. No depende del tracking de horas.
Desventaja: No es justo para proyectos con márgenes muy diferentes. Un proyecto de alto margen y pocas horas subsidia a uno de bajo margen y muchas horas.
Método 3: Asignacion por número de proyectos
Divide los costes indirectos equitativamente entre todos los proyectos activos.
Fórmula:
Coste indirecto por proyecto = Total costes indirectos del periodo / Numero de proyectos activos en el periodo
Ejemplo: Costes indirectos mensuales de 12.500 EUR. 8 proyectos activos. Coste indirecto por proyecto: 12.500 / 8 = 1.562 EUR/mes.
Ventaja: La más simple de todas.
Desventaja: Completamente injusta. Un proyecto de 5.000 EUR paga lo mismo que uno de 200.000 EUR. Solo tiene sentido si todos tus proyectos son de tamaño similar.
Ejemplo practico: 3 proyectos, 3 realidades diferentes
Veamos cómo cambia la rentabilidad real de 3 proyectos cuando añadimos costes indirectos. Usaremos el método de asignación por horas (el más justo).
Datos de la consultora:
- Costes indirectos anuales: 156.000 EUR
- Horas facturables anuales: 13.000
- Coste indirecto por hora: 12,00 EUR/hora
| Concepto | Proyecto A | Proyecto B | Proyecto C |
|---|---|---|---|
| Facturacion | 120.000 EUR | 60.000 EUR | 40.000 EUR |
| Horas equipo | 1.200 | 800 | 600 |
| Coste directo equipo | 48.000 EUR | 28.000 EUR | 24.000 EUR |
| Gastos directos | 5.000 EUR | 2.000 EUR | 1.000 EUR |
| Margen bruto | 67.000 (55,8%) | 30.000 (50,0%) | 15.000 (37,5%) |
| Costes indirectos (12 EUR/h) | 14.400 EUR | 9.600 EUR | 7.200 EUR |
| Margen neto | 52.600 (43,8%) | 20.400 (34,0%) | 7.800 (19,5%) |
Sin costes indirectos, el Proyecto C parecía tener un 37,5% de margen — aceptable. Pero una vez asignamos los costes indirectos, el margen neto real baja al 19,5%. Si además consideramos que este proyecto tiene un equipo junior con menor tarifa de facturación, podriamos estar ante un proyecto que apenas cubre sus costes.
Qué método usar en tu consultora
La recomendación para la mayoría de consultoras en España:
- Si tienes un buen sistema de timetracking: Usa el método de asignación por horas. Es el más preciso y el más justo.
- Si no tienes timetracking fiable: Usa el método de porcentaje sobre facturación. Es menos preciso pero mejor que nada.
- Nunca uses el método de asignación por proyecto salvo que todos tus proyectos sean de tamaño muy similar.
Lo más importante no es que método uses, sino que uses alguno. Ignorar los costes indirectos es garantizar que tus cálculos de rentabilidad están equivocados.
Cuánto overhead es demasiado?
Benchmarks de referencia para consultoras en España:
| Overhead ratio | Valoración |
|---|---|
| Menos del 15% | Excelente. Tipico de consultoras remotas y lean. |
| 15% - 20% | Normal. Consultora con oficina modesta y administración eficiente. |
| 20% - 25% | Aceptable pero mejorable. Revisar si hay gastos optimizables. |
| Más del 25% | Elevado. Revisar estructura de costes. Posible sobredimensión. |
Cómo Cuantifi gestiona los costes indirectos
En Cuantifi, defines tus categorias de costes indirectos (alquiler, admin, software, etc.) con su importe mensual, y el sistema los asigna automáticamente a los proyectos activos según el método que elijas (por horas consumidas o por facturación). El margen neto de cada proyecto se actualiza en tiempo real, mostrando la rentabilidad real después de todos los costes.
Asigna tus costes indirectos correctamente
Cuantifi reparte automáticamente tu overhead entre proyectos activos para que veas el margen neto real de cada uno. Sin hojas de cálculo. Sin errores de fórmula.